Γράφει η Ζαχαρένια Ατζιτζικάκη*

"Αμέτρητες επιχειρήσεις ανά τον κόσμο αντιμετωπίζουν τη νέα, αβέβαιη πραγματικότητα μιας πανδημίας. Εταιρείες που δεν ήταν ιδιαίτερα φιλικές προς την απομακρυσμένη εργασία (ή ακόμα και την απέρριπταν εντελώς) καλούνται τώρα να δουλέψουν απομακρυσμένα για ένα αόριστο χρονικό διάστημα, ακόμα και μετά τη λήξη της καραντίνας. Κι αυτό είναι το ιδανικό σενάριο. 

Από την άλλη, χιλιάδες επιχειρήσεις παλεύουν να ανταπεξέλθουν στη νέα πραγματικότητα και αντιμετωπίζουν ανοιχτά το ενδεχόμενο πτώχευσης. Οι απολύσεις και τα οριστικά λουκέτα έχουν φτάσει σε αριθμούς ρεκόρ λόγω του κορονοϊού, ενώ η χώρα μας καλείται να επιστρέψει σε “φυσιολογικούς” ρυθμούς μέσα σε μια απόλυτα μη φυσιολογική κατάσταση.

Προστατέψτε τον εαυτό σας

Πάρτε μια βαθιά αναπνοή. Οι αεροπορικές εταιρείες μας συμβουλεύουν εδώ και χρόνια: πρέπει να βάλετε πρώτα τη δική σας μάσκα οξυγόνου πριν προσπαθήσετε να βοηθήσετε τους άλλους. Είναι φυσιολογικό να νιώθετε άγχος και εκ των προτέρων θλίψη για όλα αυτά που στερηθήκατε και θα στερηθείτε στο μέλλον. Είναι φυσιολογικό να νιώθετε νωθρότητα και να μην είστε παραγωγικοί, καθώς οι στόχοι που ίσως βάλατε τον Ιανουάριο του 2020 είναι το τελευταίο πράγμα στο μυαλό σας αυτή τη στιγμή.

Κανένα εγχειρίδιο διαχείρισης ανθρώπινων πόρων δεν μας έχει προετοιμάσει για να διοικούμε ομάδες κατά τη διάρκεια μιας πανδημίας. Σκεφτείτε ότι είμαστε όλοι μαζί στην ίδια (ή παρόμοια) κατάσταση, και θα πάρει αρκετό χρόνο για να βγούμε επιτυχώς από αυτή. Η αντιμετώπιση της πανδημίας απαιτεί μαραθώνιο, όχι σπριντ, επομένως βεβαιωθείτε ότι κάνετε ό,τι μπορείτε για να μείνετε όσο δυνατόν πιο ήρεμοι και συγκεντρωμένοι.

Κατανόηση πάνω απ’όλα

Τώρα είναι η κατάλληλη στιγμή για να επικοινωνήσετε ενεργά με τους ανθρώπους στην ομάδα σας. Είναι όσο φοβισμένοι είστε κι εσείς, και περιμένουν από εσάς καθοδήγηση και διαύγεια.

Αν δεν έχετε ορίσει εβδομαδιαίες συναντήσεις κατ’ιδίαν με καθένα απ’τα μέλη της ομάδας σας, βεβαιωθείτε ότι αφιερώνετε χρόνο κάθε εβδομάδα για να επικοινωνήσετε μαζί τους. Αν έχετε μάνατζερ στην ομάδα σας, βεβαιωθείτε ότι επικοινωνείτε με τους δικούς τους υφισταμένους και ρωτήστε πώς μπορείτε να τους βοηθήσετε. Φροντίστε να είστε ειλικρινείς: δεν έχετε ακόμη όλες τις απαντήσεις, αλλά θα είστε κοντά τους για ό,τι χρειαστούν.

Συμφιλιωθείτε με την ιδέα ότι κανένας δεν είναι όσο παραγωγικός ήταν πριν την πανδημία κι ότι αυτό είναι φυσιολογικό. Μην ξεχνάτε ότι οι συνάδελφοί σας συνεχίζουν να έχουν τα παιδιά τους σπίτι καθ’όλη τη διάρκεια της μέρας, ανησυχούν για συγγενείς μεγαλύτερης ηλικίας, πρέπει να μαγειρέψουν και να καθαρίσουν, ανησυχούν για το δικό τους μέλλον. Εξετάστε το ενδεχόμενο να τους δώσετε μεγαλύτερη ελευθερία ωραρίου: κάποιοι ίσως προτιμούν να ξεκινήσουν νωρίτερα τη μέρα τους, ή να δουλέψουν αργά το βράδυ γιατί νιώθουν πιο παραγωγικοί τότε. Η εργασία από το σπίτι δεν σημαίνει αυτόματα ότι πρέπει να είναι κολλημένοι σε ένα γραφείο για 8 ώρες.

Μην μεταφέρετε το γραφείο στο σπίτι

Οι περισσότερες ομάδες που μόλις ξεκίνησαν να δουλεύουν απομακρυσμένα κάνουν το λάθος να προσπαθούν να αναπαραστήσουν το περιβάλλον του γραφείου εικονικά, έχοντας τον ίδιο ή ακόμα και μεγαλύτερο αριθμό συναντήσεων και συνεχή τηλεφωνήματα. Αυτό είναι ιδιαίτερα αντιπαραγωγικό και αποσπά ακόμη περισσότερο τους ήδη κουρασμένους εργαζόμενους.

Αντί αυτού, δοκιμάστε την ακριβώς αντίθετη προσέγγιση: προγραμματίστε συναντήσεις και βιντεο-κλήσεις μόνο όταν έχετε εξαντλήσει όλες τις άλλες μεθόδους επικοινωνίας. Μην περιμένετε ότι όλοι οι εργαζόμενοι θα είναι πάντα άμεσα διαθέσιμοι, λες και είστε στο γραφείο και μπορείτε να τους μιλήσετε ανά πάσα στιγμή (που από μόνο του είναι αρκετά εκνευριστικό). Γονείς με μικρά παιδιά ίσως πρέπει να απομονωθούν σε ξεχωριστό δωμάτιο για να συμμετέχουν σε μια κλήση, ενώ άνθρωποι με επιβαρυμένη ψυχολογική κατάσταση μπορεί να μην θέλουν καν να δείξουν το πρόσωπό τους στην κάμερα.

Τώρα είναι μια καλή ευκαιρία να εκδημοκρατίσετε την ανταλλαγή πληροφορίας μέσα στην ομάδα σας. Φροντίστε να κρατάτε σημειώσεις για τα πάντα, ειδικά κατά την διάρκεια συναντήσεων. Προσπαθήστε να κρατήσετε σύντομες τις κλήσεις σας, δίνοντάς τους όσο χρόνο χρειάζεται για να πάρετε μια απόφαση και να προχωρήσετε και όχι παραπάνω. Αποφύγετε να οργανώνετε βιντεοκλήσεις με σκοπό το brainstorming ή για να ενημερώσετε μια ομάδα ανθρώπων για κάποιο θέμα. Γι’αυτό τον σκοπό υπάρχει η γραπτή επικοινωνία.

Διασκέδαση εξ αποστάσεως

Υπάρχουν εκεί έξω αναρίθμητες προτάσεις για δραστηριότητες που μπορείτε να δοκιμάσετε με την πρόσφατα απομακρυσμένη σας ομάδα. Ακόμα κι αν σας φαίνονται άβολες ή να θεωρείτε ότι θα αποσπάσουν την προσοχή της ομάδας, βεβαιωθείτε ότι δίνετε στην ομάδα σας διεξόδους για να διασκεδάσει.

Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε συγκεκριμένες ώρες μέσα στη βδομάδα προαιρετικά online διαλείμματα για καφέ, για να μοιραστείτε νέα, να χαλαρώσετε και να μιλήσετε για θέματα εκτός δουλειάς. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε κάποια ειδικά chat channels άσχετα με θέματα της δουλειάς, όπως για να μοιραστείτε συνταγές ή να λάβετε μέρος σε αστείες προκλήσεις που μπορεί να σας φέρουν πιο κοντά (όπως για παράδειγμα, να μοιραστείτε τις πιο ντροπιαστικές φωτογραφίες από την παιδική σας ηλικία). 

Είναι εύκολο να απορρίψει κάποιος ιδέες σαν κι αυτές, αλλά έχει αποδειχθεί ότι βοηθούν ιδιαίτερα στο να ενώσουν τους ανθρώπους σε δύσκολες καταστάσεις.

Είναι μαραθώνιος, όχι σπριντ

Έχει χυθεί άπειρο μελάνι σχετικά με την απομακρυσμένη εργασία, αλλά δεν υπήρξαν μέχρι τώρα συγκεκριμένοι κανόνες για τη διαχείριση ομάδων που δουλεύουν αναγκαστικά από το σπίτι εν μέσω μιας πανδημίας. Κρατήστε στο μυαλό σας ότι δεν διαχειρίζεστε απλά μια ομάδα που δουλεύει απομακρυσμένα, αλλά μια ομάδα από φοβισμένους, αγχωμένους, θυμωμένους και απογοητευμένους ανθρώπους. 

Τώρα περισσότερο από ποτέ πρέπει να επενδύσετε στη δική σας σωματική και ψυχική υγεία, να εξαντλήσετε όλα τα περιθώρια κατανόησης, να επενδύσετε στην ξεκάθαρη επικοινωνία και να βεβαιωθείτε ότι δεν αποκλείετε τη διασκέδαση. 

Μόνο έτσι θα βγούμε αλώβητοι από αυτή την παράξενη, επίπονη περίοδο."

*Η Ζαχαρένια Ατζιτζικάκη είναι VP Design στη Workable. Διαχειρίζεται απομακρυσμένα μια ομάδα designers από το Ηράκλειο Κρήτης εδώ και αρκετά χρόνια. Δημοσιεύει το newsletter "Leading by Design" στο οποίο μοιράζεται σκέψεις της και συμβουλές για management και leadership. 

Photo by Prateek Katyal on Unsplash